MÓDULO 2: B ELEMENTOS GENERALES QUE DEBEN TOMARSE EN CONSIDERACIÓN PARA EL DISEÑO E INSTALACIÓN DE SISTEMAS.

UNIVERSIDAD
DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO PANAMÁ ESTE EXTENSIÓN TORTI

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD

LICENCIATURA EN CONTABILIDAD

SEGUNDO AÑO

 

ELABORADO POR:

MARISOL MIRANDA 4-839-565

JESSICA OJO 8-822-1161

RUFINA PINTO   8-920-789

 

ASIGNATURA:

DISEÑO

 

TEMA:

MÓDULO 2

ELEMENTOS GENERALES QUE DEBEN TOMARSE EN CONSIDERACIÓN PARA EL DISEÑO E INSTALACIÓN DE SISTEMAS.

 

A CONSIDERACIÓN DEL PROFESOR:

LUIS AGUILAR

 

FECHA DE ENTREGA

22/NOVIEMBRE/2020

 

 

 

Introducción

El diseño de sistemas es el proceso de definición de la arquitectura, módulos, interfaces y datos de un sistema para satisfacer unos requisitos previamente especificados. Requisito de entrada, Requisitos de salida, Requisitos de almacenamiento, Requisitos de procesamiento, desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los analistas, diseñadores y usuarios, que necesitan llevarse a cabo para desarrollar. La instalación de los programas computacionales es el proceso fundamental por el cual los nuevos programas son transferidos a un computador con el fin de ser configurados, y preparados para ser desarrollados. Programador: profesional encargado de desarrollar el sistema. Desarrollo: cada programador necesita el programa instalado, pero con las herramientas, códigos fuente, bancos de datos y etc. para modificar el programa. Prueba: antes de la entrega al usuario, el software debe ser sometido a pruebas.

Con el fin de implantar un sistema de información comercial, es necesario llevar a cabo un estudio de factibilidad. El primer paso del estudio es hacer un análisis del sistema actual (es decir un Análisis de sistemas). Este primer paso culmina en un informe de investigación exploratoria que es revisado por la alta gerencia para determinar si es factible o no el llevar a cabo el proyecto de sistema.

 Estudio de factibilidad

El propósito principal de un estudio de factibilidad, es determinar la factibilidad o no factibilidad de aplicar nuevos procedimientos de procesamiento de datos y/o equipo a áreas funcionales seleccionadas de una organización. En general se comienza el proyecto de un sistema como una respuesta a algún problema.

Estos problemas pueden conducir a un estudio de sistemas que a su vez lleva a la modificación del sistema actual o al desarrollo de uno nuevo.

Sin importar cuales sean los objetivos que se incluyan como marco de referencia un objetivo importante de cualquier estudio de factibilidad es lograr que la compañía obtenga un ingreso neto mayor después de considerar todos los factores tangibles e intangibles que intervienen. Es preciso recordar que los objetivos deseados pueden modificarse con posterioridad si se encuentran que no son realistas.

Establecimiento del comité de estudio de factibilidad

Para iniciar el proyecto de estudio de sistemas la alta gerencia debe de formar un grupo que haga el estudio de factibilidad. Normalmente, se forma un comité ejecutivo que da dirección a este grupo. Muchas veces entre los miembros de un comité ejecutivo se encuentran unos o más de los siguientes:

·         Presidente del consejo de administración.

·         Presidente ejecutivo.

·         Vice-presidentes, etc.

Estos comités de alto nivel no solo supervisan lo que hacen el comité de estudio de factibilidad, sino que también acrecientan las oportunidades de éxito debido a su rango y estatus.

Una acción concurrente con la preparación del memorando escrito por parte del comité ejecutivo es la selección del comité de estudio de factibilidad. Este último comité tendrá la autoridad y la responsabilidad para evaluar y posiblemente implantar un nuevo sistema de información para el negocio, el comité a su vez deberá dar cuenta de sus acciones.

La cantidad de los participantes dependerá de varios factores; los siguientes son los más importantes:

• El tamaño de la organización.
• La cantidad de divisiones y departamentos.
• El grado de centralización y descentralización.
• La cantidad de funciones comerciales consideradas para las nuevas aplicaciones del procesamiento de datos.
• Las habilidades y aptitudes del personal de organización.
• Las restricciones del presupuesto.
• Las consideraciones de tiempo.

Si un sistema de información abarca a la organización completa se seleccionara a un miembro de cada una de las áreas funcionales; de ahí que es necesario que dentro del estudio de factibilidad haya personas con experiencia en computación y programación, quienes por lo general desconocen los métodos y procedimientos de la organización.
Se recomienda que al menos una persona le dedique todo su tiempo al estudio de factibilidad; este individuo encabezara al grupo y dirigirá el estudio de manera que conserve su impulso inicial.

En el estudio de factibilidad se siguen estos pasos principales:

• Análisis del sistema, incluyendo un informe de investigación exploratoria.
• Diseño de sistemas.
• Selección del equipo.

Análisis de Sistema: es una revisión completa y comprensiva del sistema actual; este análisis le permite al comité de estudio de factibilidad hacer comparaciones validas entre el sistema actual y las muchas alternativas de sistemas factibles, proporcionando con ello una base para la preparación del informe de investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia. Una vez que se ha tomado la decisión de implantar un nuevo sistema de información para el negocio, se especifican los detalles del sistema.

Diseño de sistemas: en esta fase son necesarias la imaginación y la creatividad; de otra manera algunas de las debilidades básicas y de los problemas relacionados del sistema existente serán duplicados inconscientemente por el grupo de procesamiento de datos.

Selección de Sistemas:

Etapas básicas

·         Determinar quiénes serán los proveedores fabricantes del equipo.

·         Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo.

·         Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes.

·         Seleccionar al proveedor fabricante del equipo

Criterio alterno

los proveedores fabricantes llevan a la compañía su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y diseñan un nuevo sistema ajustado o su propio equipo

 

Criterio recomendado

presentar a cada uno de los proveedores fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se delineen las especificaciones del nuevo sistema

.ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo, el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

PLAN DE CUENTA

Es una herramienta práctica y útil para simplificar la presentación de operaciones e informes contables, así lo ha demostrado la gran acogida de la anterior edición, y testimonios de usuarios no contables que encontraron apoyo en este material de la mano de software que ayudan a mejorar la implementación de las Normas de Información Financiera en las entidades colombianas, incluso en programas de avanzada tecnología como son los ERP. La obra comprende la estructura propia del catálogo, dinámicas y descripciones contables, seguido de la novedad del valor agregado, un taller práctico de elaboración del ESFA con aplicación de códigos propuestos, el comparativo de las NIIF con las normas colombianas, el marco legal actualizado con referencia a la nueva Ley de Crecimiento, resúmenes de NIIF vigentes, anexos normativos, y material complementario en el Sistema de Información en Línea -SIL. Dirigido a estudiantes de Contabilidad, Contaduría Pública, profesionales de las ramas contables, financieras, administrativas y empresariales, a presentadores de informes gerenciales, quienes son los responsables de actualizar los sistemas de información con estos elementos y particular codificación, e incluso a usuarios no contables que requieran estos conocimientos.

Importancia del plan de cuentas

Un plan de cuentas entrega una estructura que organiza el sistema contable y permite obtener de forma sencilla información acerca de las finanzas de una empresa.

Gracias a este proceso, es posible conocer, por ejemplo, los recursos con los que cuenta una empresa y de los cuales obtiene beneficios (activos) y cuáles son los compromisos que ha adquirido, como las deudas que tiene con otras entidades (pasivos).

Para lograrlo, este ordenamiento debe tener tres características principales:

Debe ser amplio, para abarcar todas las actividades del negocio.

Flexible, de manera que se pueda adaptar a la evolución de la empresa, permitiendo agregar nuevas cuentas en caso de ser necesario.

Para que se puedan establecer grupos, tiene que tener un sistema de codificación numérico para las cuentas.

¿Existen software contable con planes de cuentas?

¡Claro! Es una de las funcionalidades que incorporan las soluciones tecnológicas para facilitar el ingreso de datos a los usuarios, siendo parte de aquellas variables que debe configurar previamente para utilizar el sistema.

Una vez definido el plan de cuentas, una empresa va a poder empezar a trabajar su contabilidad, y relacionar esas cuentas con la nomenclatura indicada por el el SII.

Como vemos, un plan de cuentas es una herramienta clave para una Pyme, que le permitirá ordenarse, generar informes y en definitiva, a realizar un mejor control de gestión. Para esto, un software contable es una necesidad en estos días, ya que hace más eficiente el ingreso, acceso y control de la información, acciones que potencian el crecimiento saludable de un negocio.

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.

FLUJO DE INFORMACIÓN CONTABLE

En capítulos precedentes comentamos sobre los objetos de la Contabilidad como un Sistema de Información, donde establecimos las funciones de recopilación  y análisis de las actividades económicas, financieras y administrativas de un Ente, el análisis del sistema de Información de manera simplificada y de uso común se presenta en el diagrama 1, el que nos ayudara a describir y comentar, como es que fluye la información dentro del sistema para determinar y comprender la valides de la información disponible.

El objetivo de la contabilidad de proporcionar información oportuna y valedera de las actividades de un Ente, es conseguido de manera simple a través de la planificación de sus actividades; mediante la cual se determina las labores de captación de información y preparación de esta para la buena administración de la Entidad. Teniendo en cuenta sus actividades principales y considerando las acciones esporádicas.

Podemos observar de manera general el sistema graficado, donde el Flujo de Información Interno se muestra de manera Horizontal, y las actividades en relación con su Entorno de presentan de manera Vertical, estableciéndose pues que el Flujo Horizontal tiene como función principal la de Centralizar y el Flujo Vertical tiene la función de Recopilar o captar la información.

La Actividad de cualquier negocio comúnmente se inicia con la Compra de Mercaderías, por lo que iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las Compras, cuando un Ente realiza sus adquisiciones mediante las Facturas Emitidas por sus Proveedores, la que será registrada en el Libro de Compras, detallando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderías y la Forma de Pago de estas. Toda adquisición genera la Salida de Efectivo y el Ingreso de Mercaderías todo esto frente a nuestros Proveedores y adicionalmente ante las Leyes (Impuestos)

SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD

En una auditoría financiera se examinan los estados financieros, sobre la base de que el sistema contable funciona de acuerdo con las normas legales, es decir, que tiene valor probatorio. Sin embargo, es posible y conveniente ir más allá y preguntarse por la calidad de los procesos y resultados de dicho sistema.

Muchas veces dejamos para el final comprobar la calidad del sistema. Cuando nos damos cuenta estamos en frente de deficiencias importantes en los informes, como, por ejemplo, en los estados financieros. Es entonces cuando vienen las largas jornadas de trabajo, hasta avanzadas horas de la madrugada. Se trata de una forma incorrecta de trabajar, que desgasta sobremanera a los seres humanos.

 Hacer las cosas con calidad, cero errores, es una disciplina muy recomendable.

 Las opiniones expresadas en Contrapartida comprometen exclusivamente a sus autores.

 

CONTROL INTERNO

Que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

Proteger los activos

Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera

Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable. Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

SISTEMA, PRUEBA E INSTALACIÓN DE SISTEMA

Diseño de sistema

El diseño de sistemas es el proceso de definición de la arquitectura, módulos, interfaces y datos de un sistema para satisfacer unos requisitos previamente especificados. El diseño de sistemas podría verse como la aplicación de teoría de sistemas al desarrollo de un nuevo producto. Existe cierta superposición con las disciplinas de análisis de sistemas, arquitectura de sistemas e ingeniería de sistemas.

El diseño físico se relaciona con los procesos de entrada y salida reales del sistema. Esto está explicado en términos de cómo se introducen los datos a un sistema, cómo son verificados o autenticados, cómo son procesados y cómo se acaban mostrando. En el diseño físico, se deciden los siguientes requisitos sobre el sistema.

Requisito de entrada

Requisitos de salida,

Requisitos de almacenamiento,

Requisitos de procesamiento,

Control de sistema y copia de seguridad o recuperación.

En otras palabras, la parte física del diseño de un sistema generalmente se puede dividir en tres subtareas:

Diseño de la Interfaz del Usuario

Diseño de los Datos

Diseño del Proceso.

El Diseño de Interfaz del Usuario se preocupa por la manera en la que los usuarios añaden información al sistema y la forma en la que el sistema presenta la información a estos. El Diseño de los Datos se centra en cómo el dato está representado y almacenado dentro del sistema. Finalmente, el Diseño del Proceso se ocupa de la forma en la que los datos son manejados en el sistema, y de cómo y dónde se validan, aseguran y/o transforman a medida que fluyen dentro, a través y fuera del sistema. Desarrollo de sistemas

Desarrollo de sistemas

El desarrollo de sistemas es un proceso que consiste en dos etapas principales de análisis y diseño de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de cierto sistema del negocio necesita mejorarse.

El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades de los analistas, diseñadores y usuarios, que necesitan llevarse a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de información. Se debe tener presente que, en la mayoría de las situaciones del negocio, las actividades están íntimamente relacionadas y son inseparables.

El ciclo de vida del desarrollo de sistemas consiste en las siguientes actividades:

1. Investigación preliminar

2. Determinación de requerimientos

3. Desarrollo de sistema prototipo

4. Diseño de sistema

Pruebas e instalación de sistema

Las pruebas del sistema tienen como objetivo ejercitar profundamente el sistema comprobando la integración del sistema de información globalmente, verificando el funcionamiento correcto de las interfaces entre los distintos subsistemas que lo componen y con el resto de sistemas de información con los que se comunica.

La instalación de los programas computacionales (software) es el proceso fundamental por el cual los nuevos programas son transferidos a un computador con el fin de ser configurados, y preparados para ser desarrollados. Un programa recorre diferentes fases de desarrollo durante su vida útil:

Programador: profesional encargado de desarrollar el sistema.

Desarrollo: cada programador necesita el programa instalado, pero con las herramientas, códigos fuente, bancos de datos y etc. para modificar el programa.

Prueba: antes de la entrega al usuario, el software debe ser sometido a pruebas. Esto se hace, en caso de software complejos, en una instalación ad hoc.

Producción: Para ser utilizado por el usuario final.

En cada una de esas fases la instalación cumple diferentes objetivos. En español, programa sirve para señalar tanto un guion o archivo ejecutable, ejemplo tal, como un conjunto de archivos que sirven un fin común, ejemplo Libre Office. Por eso usaremos el neologismo software para programas computacionales.

 

CUESTIONARIO

1)    ¿Cuáles son los pasos principales que se siguen en el estudio de factibilidad?

a)     Análisis del sistema, incluyendo un informe de investigación exploratoria.

b)     Diseño de sistemas.

c)     Selección del equipo.

2)    ¿Qué es el Flujo de información? Este elemento es básico en cualquier sistema, la información facilita las interrelaciones entre subsistema y proporciona el eslabón necesario para desarrollar sistema de sistemas. 

3)    ¿Qué es el diseño de sistema?

Es la primera fase del diseño en la cual se selecciona la aproximación básica para el problema. Durante el diseño del sistema se decide la estructura y el estilo global.

 

 GLOSARIO

Estudio de factibilidad: Es el que hace una empresa para determinar la posibilidad de poder desarrollar un negocio o un proyecto que espera implementar. 

 

 

 

    

 

Estructura organizacional de una empresa: los sistemas de contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopilan toda la información que se necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma.

 

 

 

     







   

DESARROLLO DE SISTEMA

Desarrollar e implementar los sistemas de información que requiere la institución para automatizar sus procesos.

 

 

                      CONCLUSIÓN

La realización de este trabajo ha sido de gran importancia, ya que a través de él hemos entendido un gran conocimiento integral acerca de lo que es un Sistema de Información Contable, pues si bien es cierto el Sistema de Información Contable se basa en un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y los convierte en información, que almacenan y posteriormente se dan a conocer a sus usuarios.

El diseño de sistemas podría verse como la aplicación de teoría de sistemas al desarrollo de un nuevo producto. un proceso que consiste en dos etapas principales de análisis y diseño de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones el personal. objetivo ejercitar profundamente el sistema comprobando la integración del sistema de información globalmente, verificando el funcionamiento correcto de las interfaces entre los distintos subsistemas que lo componen. la instalación cumple diferentes objetivos. En español, programa sirve para señalar tanto un guion o archivo ejecutable.

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Rufina Pinto

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