Modulo #1 - ENFOQUE DE SISTEMAS
EXTENSIÓN UNIVERSITARIA DE TORTÍ
FACULTAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD
SEGUNDO SEMESTRE 2020
ASIGNATURA
Diseño e Instalación De Sistema De Contabilidad
PROFESOR
Luis Aguilar
MODULO #1
Tema:
ENFOQUE DE SISTEMAS
INTEGRANTES
Edison Cedeño 8-879-617
FECHA DE ENTREGA
Domingo, 6 de diciembre de 2020.
ENFOQUE DE SISTEMAS CONTABLES
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INTRODUCCIÓN
Enfoque de Sistemas Contables, son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno.
Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros del negocio.
A- DEFINICIONES Y CONCEPTOS
De manera más simple se podría decir que son el conjunto, de normas, parámetros, pautas, reglas y procedimientos que se establecen y siguen en una empresa con el fin de mantener el control de la información y las operaciones. Asimismo, se puede afirmar que el objetivo final de esta estructura es satisfacer de la manera más eficiente posible las necesidades de la empresa en lo que a información contable y financiera se refiere.
Por supuesto, en la teoría parece sencillo entender, conocer y hasta aplicar este concepto, sin embargo, en la práctica resulta mucho más extenso, laborioso y difícil de llevar a cabo.
Este tipo de sistema es una de las bases fundamentales para llevar a cabo las diferentes actividades empresariales. Toda empresa cuenta con esta estructura, a veces incluso sin que el mismo empresario esté muy consciente de ello, pero sin estas reglas, procedimientos y normas, ninguna entidad sería capaz de funcionar, pues el manejo de los recursos, la productividad y el posicionamiento en el mercado dependen de esta estructura.
Pero toda esta estructura que se crea para el manejo y control de la información contable y financiera de nada serviría si dicha información no se utilizara de manera práctica, es por ello que una vez que se tiene el control completo y preciso sobre los datos, estos se utilizan para la toma de decisiones.
Esto último pueda ser un poco confuso, no porque sea muy difícil su comprensión, sino porque el término en sí es muy vago. Cuando se habla de toma de decisiones no se refiere únicamente como tal a tomar decisiones, dar una orden o llevar a cabo un plan o estrategia. La toma de decisiones también es un proceso, el cual inicia con la obtención de la información que ofrecen los sistemas contables.
Esta información es útil para la empresa para conocer, administrar y asignar todos los recursos con los que cuenta, conocer sus obligaciones para con otros entes, conocer el flujo de los recursos y también las fluctuaciones en el mercado.
Entre los beneficios principales del uso de un sistema de cómputo con fines contables, financieros y administrativos están la rapidez y la oportunidad, el incremento en la productividad, la disminución de errores, la automatización de procesos y la rápida obtención de la información.
Un sistema computarizado tiene la capacidad y las herramientas para capturar y procesar la información de manera rápida y eficaz, lo que a su vez agiliza el resto de los procesos de la organización, como el proceso de producción que puede incrementar considerablemente su productividad.
Los sistemas contables computarizados son una garantía de protección contra errores, pues la computadora realiza los cálculos de manera precisa y el análisis de la información es completamente objetivo, preciso y veraz, todo esto siempre que la información sea ingresada de manera correcta, aunque en la mayoría de las operaciones los registros se llevan a cabo de manera automática, por lo que la presencia de un error es altamente improbable.
De la misma forma en que el sistema captura la información de manera rápida y efectiva, este también ofrece informes, reportes y datos de manera rápida. En general, este tipo de sistema agiliza los procesos de manera que ahorra una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y dinero.
Todo lo anterior es sumamente útil y en las condiciones ideales es un sistema que logra que la entidad crezca, se desarrolle y alcance sus objetivos primarios. Sin embargo, hay un proceso muy importante que se debe llevar a cabo antes que cualquier otro, incluso, de ser posible, antes de que una organización inicie con sus operaciones. Este proceso es la implementación de un sistema diseñado, desarrollado y adaptado de manera específica y precisa para la empresa en cuestión.
Toda la información sobre la estructura y operaciones de la empresa debe ser considerada para realizar un análisis de la situación, estado, características, funciones y necesidades de la entidad para así poder definir el tipo de sistema que se requiere y entonces elegir, diseñar, desarrollar y adaptar el sistema que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa.
Este proceso es crucial, pues de llevarse a cabo de manera correcta, prácticamente se garantiza que la empresa realizará sus procedimientos y operaciones de la mejor manera; de lo contrario, el resultado podría ser desastroso.
Para finalizar solo queda mencionar una vez más lo que es ya bastante claro: en el mundo empresarial la información es una de las herramientas más valiosas, es por ello que la captura, administración, manejo y uso correcto de la información es fundamental para el crecimiento desarrollo y éxito de las empresas y por ello es igual de importante y fundamental la correcta implementación de los sistemas contables.
1- Características Del Enfoque De Sistemas.
Los programas de contabilidad que se ofrecen hoy en día en el mercado, favorecen el crecimiento y desarrollo de tu empresa, dado que permite trabajar con mayor rapidez y facilidad, gestionando los recursos de una manera más rentable.
Es difícil encontrar una empresa que ya a día de hoy no gestione su contabilidad y finanzas con uno de estos programas contables. Te contamos algunas de las características de los programas de contabilidad.
Las principales características de los softwares contables:
Es fundamental que en tu empresa apuestes por la sistematización y simplificación de los procesos en el área contable. Y esto te va a ayudar a conseguirlo un software contable, permitiéndote registrar todo tipo de operaciones contables y transacciones, compras y ventas, cuentas a pagar y a cobrar, etc. Así, el sistema, de manera automática, se encarga de realizar todos los cálculos pertinentes para poder ofrecerte informes que te ayuden a tomar decisiones y gestionar mucho mejor tu negocio.
Un software contable te ayuda a sistematizar y simplificar las transacciones que se realizan día a día en el área de contabilidad. Lleva un control de tus operaciones y trabaja de manera más eficiente.
1. Facilidad de uso: Es su fácil manejo. Antes se tomaba nota de cualquier movimiento contable con papel, lápiz y calculadora en mano. Sin embargo, hoy en día con un ordenador, podemos anotar todas las transacciones de manera rápida y en cuestión de minutos. Además, hay menor probabilidad de cometer errores, puesto que todo está mucho más automatizado.
2. Flexibilidad: Es fundamental que el programa de contabilidad se adapte al plan contable de la empresa y, en definitiva, a todas sus necesidades, para poder gestionar de manera eficaz todas las operaciones y tratar de emplear la menor cantidad de recursos posibles.
3. Gestión de informes: Es que genera informes de manera automática, en función de los datos y la información que hayamos incluido en él. Informes de cuentas de pérdidas y ganancias, balances y poder hacer comparativas en tiempo real, así como entre diferentes períodos. Así, podrás realizar un control exhaustivo y detallado de todas las operaciones que realices.
4. Integración: La era de la informatización y los avances tecnológicos permiten que los programas de contabilidad sean capaces de integrar la facturación con la contabilidad de la empresa. Así, si en un módulo se realiza algún movimiento que sea susceptible de ser contabilizado (tales como facturas a clientes, pedidos a proveedores, etc.), el sistema procederá a realizar los asientos pertinentes de manera automática. Un avance sin precedentes en el área contable, sin duda.
5. Portabilidad: A día de hoy, si algo prima en las compañías es la seguridad. Por ello, pese a que un software contable automatiza todas las transacciones financieras, está expuesto a muchos riesgos: robos, mal estado de los equipos, etc. Por ello, lo mejor es optar por softwares contables en la nube, pudiéndose utilizar en cualquier momento y lugar. Descubre cuáles son los beneficios de utilizar un programa de contabilidad online y valora la posibilidad de esta nueva forma de llevar la contabilidad de tu negocio.
6. Seguridad: Asimismo, el llevar la contabilidad únicamente en papel acarreaba muchos problemas de seguridad. Una de las características de los programas de contabilidad es la seguridad, dado que se accede a través de claves privadas, permite la definición de diferentes usuarios con diferentes permisos, etc.
2- Fundamentos Para La Aplicación Del Enfoque De Sistemas.
En la actualidad, a la gran mayoría de los profesionales y técnicos en sistemas se le llama “analistas”, debido a que después de estudiar y analizar un problema, proceden a la utilización de alguna técnica “de sistemas” para su solución.
De esta forma surge la confusión entre el análisis sistemático o científico de un “analisista de sistemas” y el análisis o enfoque de sistemas de un verdadero ingeniero en sistemas.
El primero puedo ser tipo disciplinario, pero no el segundo. Un análisis que utiliza el método científico en general no es sinónimo de un verdadero análisis de sistemas.
Una vez realizado lo anterior, la primera parte del análisis es la definición del ambiente dentro del cual el sistema se desarrollara. Esta no es una labor trivial, pues requiere de la identificación de una serie de factores cualitativos por medio de criterios no necesariamente bien definidos.
Esta primera etapa proporciona al grupo interdisciplinario la perspectiva o marco de referencia dentro del cual se desarrollara el sistema, con lo cual se establecen las bases para definir las “fronteras”, alcances u objetivos del mismo, que integren la segunda etapa.
Una vez lograda una visión clara del ambiente externo y alcances del sistema, se procederá a la tercera etapa: la definición de los recursos del sistema. Al definir los recursos con que se cuenta o se contara en el futuro, se establecen las restricciones básicas del sistema. Por ejemplo se establecen si los recursos humanos disponibles para el sistema solo tienen entrenamiento administrativo, es objetivo que no se podrá pensar en la formación de una empresa tipo ingenieril; si los recursos económicos son limitados, no se podrá pensar en la creación de una industria pesada, etc.
Los recursos del sistema pueden clasificarse de varias formas según el objetivo, se podría hablar de:
Económicos
Humanos
Tecnológico
Características tales como la disponibilidad, costo, tipo u otras.
La cuarta etapa es la integración conceptual de los tres elementos anteriores:
Objetivos
Recursos
Esto significa que esta etapa se debería identificar y analizar las interrogaciones entre dichos elementos ya que hará un mejor posible entendimiento del futuro funcionamiento del sistema y asegurara la consistencia del mismo, o sea que los objetivos pueden alcanzarse dentro d las restricciones del ambiente y que los recursos definidos realmente contribuyan al logro de los objetivos.
El cumplimiento efectivo de las cuatro etapas descritas en una base solida para la representación conceptual del sistema o sea su modelación, lo cual constituye el siguiente tema.
Frecuentemente se da el caso que el análisis realizado antes del proceso de modelación es solo una evaluación superficial de la necesidad del sistema, de sus posibles características físicas y económicas y de los requerimientos humanos; por lo general; estos conceptos no se pueden definir realísticamente sin antes haber identificado los elementos de las cuatro etapas mencionadas. Tal procedimiento es totalmente anti sistemas.
Ya definidos los principales elementos de un sistema se pasa a la fase de modelación, es decir, a la representación conceptual de esos elementos. Existen muchos métodos y técnicas de modelación
Analogías físicas
Digitales, etc.
Y una amplia literatura al respecto.
Se pretende describir no tanto estas técnicas, si no construir el tipo de conceptos (o representaciones parciales) que podrían formularse para definir un modelo generalizado que prácticamente se pudiera aplicar a cualquier realidad.
a) Estructura organizacional
b) Flujos de información
c) Procedimientos
d) Ambientes de decisión
Cada uno de estos conceptos se deberá definir en términos de variable o parámetros específicos de acuerdo a la orientación que se le desee dar al modelo (ya sea por tiempo de sistemas o por los objetivos del análisis)
Objetivos,
Funciones,
Actividades
Políticas
Personal, definición de líneas de autoridad formales e informales y, en general, todo lo que frecuentemente aparece en organigramas y otros “modelos” ya conocidos de este concepto.
Si se hablara del cuerpo humano, el cual es posiblemente uno de los sistemas más complejos que se conocen, este concepto se podrá definir en términos del esqueleto o estructura o sea del cuerpo; esto sirve para definir en forma drástica el radio de acción física del sistema.
Por otra parte la dinámica implícita en un sistema se podría presentar en términos de dos conceptos adicionales, flujos de información y conocimientos, esta dinámica a menudo llamada funcionamiento, debe estar sujeta a las restricciones impuesta por la estructura organizacional del sistema; por ejemplo el cuerpo humano, no puede moverse en una forma que desarticule el esqueleto o, analógicamente una empresa de tipo financiero no puede pensar en implantar procedimientos para la elaboración de un producto ingenieril sin un cambio estructural drástico.
Por otra parte generalmente la programación de sub-objetivos no se considera en la definición de una metodología, a pesar de que este aspecto es el más importante para el control de la misma. Un sub objetivo que existe en un conjunto único de sub objetivos que definen el objetivo global, pues este podría descomponerse en varias formas y generar diferentes grupos de sub objetivos. Sin embargo habiendo hecho una definición del conjunto de sub objetivos más atractivos, se puede afirmar que estos no cambiaran durante ninguna fase d la metodología, cosa que si pudiera suceder con las actividades. Esto indica que por ser un factor invariable en todo tiempo, se podría programar en forma concreta, el logro de cada sub objetivo desarrollando así un mecanismo de control para asegurar el logro eventual del objetivo global.
A menudo se dice que la ingeniería de sistemas y su enfoque no son prácticos debido al tiempo que requiere:
Investigar
Analizar
Recomendar Soluciones
Promover Los Cambios
Ahora bien la implementación de cambio (sea o no de gran transcendencia) no es una labor trivial, se requiere de no solo personal con gran habilidad para comunicar, convencer, señalar e implantar, si no de una estrategia adecuada de: participación y capacitación gradual de personal que absorberá el cambio, esta estrategia debe ser de gran flexibilidad y simplificidad.
Las consultorías organizacionales o de “management” tradicionalmente han ofrecido apoyo en “componentes” o aspectos específicos de los sistemas de una empresa o institución. Las accesorias sobre organización ofrecen diagnósticos específicos de definición y documentación de objetivos, funciones, actividades y políticas, evaluación de arias especificas de la organización, desarrollo organizacional, administración por objetivos.
3- Sistemas De Planeación Integral (Programación- Presupuestación).
Se traduce en ideas y propuestas que están contenidas en el Plan Estatal de Desarrollo, para el quehacer cotidiano gubernamental como un indicador sobre lo que se tiene que hacer y de qué manera deben actuar cada una de las dependencias de gobierno.
El objetivo es que todos avancen en un mismo sentido, a fin de dar cumplimiento de las metas de cada una de las Dependencias y Organismos.
Esta metodología está diseñada para organizar los esfuerzos realizados por cada Dependencia y Organismo de la administración pública estatal, con el propósito de encauzarlos con base a las directrices planteadas en un Plan Rector; lo que se establece mediante un proceso que inicia con la etapa de planeación–programación; continúa con la programación–presupuestación; para culminar en la fase de seguimiento y evaluación. Por lo anterior, requerimos una planeación-programación que imponga racionalidad a todo el proceso.
El sistema utiliza la técnica del Presupuesto por Programas, previendo orientar el gasto estatal a lo prioritario y permite darles un seguimiento y evaluación oportuna a los resultados obtenidos de la aplicación del mismo, en congruencia con las disposiciones de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado y su Reglamento.
Cabe señalar, que el proceso inherente en el sistema mencionado, contribuye a elevar la eficiencia y la eficacia del gasto público, asegurando una asignación congruente con las prioridades estatales y facilitando en consecuencia una rendición de cuentas clara y transparente. Asimismo, permite:
1. Identificar las necesidades prioritarias de gasto, con relación a la estrategia de gobierno, identificando en los programas, los proyectos operativos y estratégicos.
2. Permite controlar y evaluar el costo-beneficio de cada uno de los programas emprendidos por el gobierno.
3. Transforma el presupuesto en una gestión dinámica, ya que permite la corrección tanto del destino, como del monto de los recursos financieros, sin esperar a que finalice el período anual.
4. Facilita el proceso de toma de decisiones, durante el ejercicio del gasto.
5. Permite identificar indicadores de impacto, en la ejecución de cada uno de los programas de gobierno, realizando la evaluación en cualquier punto de desarrollo del programa, sin necesidad de que éste haya finalizado.
6. Facilita la descentralización del proceso de asignación del gasto, mediante el cual las dependencias conforman su presupuesto anual en forma participativa.
7. Moderniza tanto la gestión administrativa como los sistemas que soportan el ejercicio del gasto.
Ante ello, el sistema que se sustenta en la presente metodología, propone las acciones a desarrollar para lograr la eficiencia en la administración del recurso público, privilegiando aquellas actividades que se traduzcan en proyectos estratégicos en el desarrollo social y económico que demanda el estado.
Nuestro proceso se sustenta en bases constitucionales, legales, reglamentarias y normativas que lo fundamentan desde su inicio hasta su conclusión, con la presentación de la Iniciativa de Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado.
MARCO ESTRATÉGICO:
La visión estratégica para el desarrollo, incluye una visión de nuestros principios y valores, una evaluación general de la situación en que se halla nuestro estado e incorpora un sistema de evaluación y seguimiento para garantizar que cada compromiso se cumpla; el Plan Estatal de Desarrollo que está organizado en tres ejes fundamentales:
• Eje Uno - La Obra Política: Hacer posible que sea tarea para todos, con base en un gobierno ciudadano, apegado a la legalidad, la pluralidad y el fomento a los valores democráticos, con una administración moderna y eficiente, bajo la premisa de la permanente transparencia y rendición de cuentas a la sociedad.
• Eje Dos - La Obra Humana: Ejecutar una política pública abarcadora, integral y articulada que, involucrando la más amplia participación social permita el mayor desarrollo de las potencialidades humanas en un estado democrático y de sano desarrollo económico, garantizando el acceso equitativo y solidario a los bienes y servicios públicos de educación, cultura, deporte, salud, desarrollo de las mujeres y los jóvenes, fortalecimiento de la familia, desarrollo urbano, vivienda y cuidado del medio ambiente.
• Eje Tres - La Obra Material: Introducir cambios sectoriales, institucionales, tecnológicos y de capital humano para que incursione en una renovada dinámica de crecimiento económico acelerado y sustentable, que eleve su productividad regional, generando una prosperidad real para toda la población; a través de incrementar las oportunidades para sostener y crear nuevas empresas que ofrezcan suficientes oportunidades de empleo e ingreso remunerativo a la población, abatir el rezago en el mercado de trabajo, mejorar las condiciones para la innovación, elevar nuestras capacidades laborales, movilizar la participación ciudadana en las tareas del desarrollo económico como soporte de la gestión gubernamental, y afianzar en los mercados internos y globales.
Para cumplir con el proceso de gasto público, y las disposiciones emanadas de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Sinaloa y su Reglamento, se considera el Sistema Integral de Planeación, Programación y Presupuestación (SIPPP), como el instrumento metodológico de gobierno, que tiene como finalidad orientar el gasto público a la atención de lo prioritario, garantizando el uso eficaz y eficiente de los recursos en cada uno de los programas y proyectos que desarrollen las dependencias y organismos de la administración pública estatal.
Es un sistema que dedica mayor atención a los resultados que un gobierno obtiene.
Se desarrolla y se presenta con base a las actividades institucionales que deben ejecutarse por todas las Dependencias y Organismos, atendiendo a objetivos específicos y costos de ejecución de dichas actividades.
A continuación, señalamos los siguientes Objetivos Generales y Específicos.
Lograr que cada Dependencia y Organismo ejecuten los programas y proyectos operativos (actividad institucional) y estratégicos ligados al Plan Estatal de Desarrollo 2011-2016.
• Alcanzar claramente la Visión de Gobierno.
• Asegurar al Gobierno el cumplimiento del Plan Estatal de Desarrollo.
• Generar una mayor integración del gabinete de Gobierno hacia las prioridades estatales y la ejecución del Plan Estatal de Desarrollo.
• Traducir el Plan Estatal de Desarrollo en Programas Operativos Anuales, que permitan el logro anualizado de las metas sexenales.
• Formular un presupuesto público equitativo, real y participativo, acorde a los programas y disponibilidades financieras de Gobierno.
• Ofrecer una idea clara de lo estratégico y lo operativo de cada Dependencia.
• Manejar distintos escenarios de prioridades, evaluando la efectividad del gasto público.
• Lograr mayor participación de las Dependencias en la definición de programas y proyectos.
• Aplicar y controlar el presupuesto bajo criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria.
• Facilitar el proceso de toma de decisiones en el ejercicio del gasto.
• Controlar y evaluar el costo-beneficio social de cada uno de los programas emprendidos por el gobierno.
• Permitir una identificación clara de economías por programas, las cuales pueden destinarse a proyectos estratégicos.
• Desarrollar una actitud proactiva en el ejercicio del presupuesto público para coadyuvar en el logro de las metas de gobierno.
• Establecer la mejora continua en el desarrollo de programas institucionales de gobierno a través de políticas eficaces de gasto público.
• Contar con una visión que trascienda el año fiscal permitiendo una continuidad en los ejercicios de presupuesto.
Es la identificación por parte de las Dependencias y Organismos, de aquellas actividades institucionales denominadas operativas como de las estratégicas para su atención prioritaria, tomando en cuenta los objetivos contenidos en el Plan Estatal de Desarrollo 2011-2016 y las prioridades anuales de gobierno. Lo anterior, con la finalidad de determinar la estructura programática necesaria para su cumplimiento.
Producto del análisis de los ejercicios realizados, en esta parte se pretende conjuntar como equipo de trabajo la participación de Secretarios, Subsecretarios y Directores de Área, teniendo como principal propósito realizar el análisis de los elementos previos de planeación, como son: evaluación del Plan Estatal de Desarrollo, evaluación programática-financiera, indicadores de impacto de programas, restricciones a sus programas y proyectos, así como determinar los programas y proyectos que permitan cumplir con los objetivos y metas establecidas en el Plan Estatal de Desarrollo.
El taller de planeación operativa tendrá como finalidad que el desarrollo de esta etapa asegure que los elementos surgidos de la planeación general del desarrollo se traduzcan en los programas operativos de las propias Dependencias u Organismos.
LA PROGRAMACIÓN
Es la fase donde se desarrollan los programas y proyectos, partiendo de los objetivos estratégicos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo y el establecimiento de metas en los programas operativos anuales, con base en la técnica de presupuesto por programas, considerando los recursos humanos, materiales, fijando la cantidad y calidad de los resultados, determinando la localización de las obras y el calendario de actividades, y el impacto social de las mismas. Se incorpora la capacitación sobre la formulación y desarrollo de proyectos, dirigida a los líderes de proyecto y enlaces con la dependencia, con el objetivo de fomentar que el concepto de proyecto se adopte como forma de trabajo en la estructura de gobierno, tendiente a generar una mejora continua en las actividades institucionales.
LA ETAPA DE PRESUPUESTACIÓN
Comprende la estimación financiera anticipada anual de los egresos del Gobierno del Estado, a partir de los ingresos proyectados para el ejercicio fiscal próximo necesarios para cumplir con los propósitos de los programas, considerando la disponibilidad de recursos y el establecimiento de prioridades, de acuerdo a lo dispuesto en el Plan Estatal de Desarrollo y los Lineamientos para la Integración de los Programas Operativos Anuales, y Anteproyectos de Presupuesto de Egresos de Dependencias y Organismos, que en materia de gasto público establece por el Ejecutivo a través de la Secretaría de Administración y Finanzas.
Para la implantación del Sistema Integral de Planeación, Programación y Presupuestación (SIPE), se hizo necesario desarrollar el Sistema de Información Programático-Presupuestal, que permite la integración y procesamiento de la información que generan las dependencias u organismos, y a su vez facilita las diversas tareas que se tienen que llevar a cabo.
Con ello, el Gobierno del Estado cuenta con un sistema de información, donde se acumula toda la información programática-presupuestal relacionada con los programas y proyectos, permitiendo realizar el seguimiento, control y evaluación programática - financiera.
La periodicidad es un término aplicado para mencionar a una persona o elemento que se caracteriza por ser periódico, es decir, el elemento mencionado en la oración es frecuente (posee una repetitividad muy continua), esta palabra puede ser aplicada en cualquier ocasión, por ejemplo: la periodicidad del pago en la empresa es quincenal, otro ejemplo seria la entrega del periódico matutino tiene una periodicidad diaria; en otras palabras, es utilizada para definir la continuidad que se observa de un componente determinado. Uno de los ámbitos donde es aplicado este término es en la física, donde se denomina periodicidad a la tabla que permita apreciar la misma forma de una gráfica, cuando se relacionan unos intervalos en específico en el eje independiente o eje de las “x”, también se le conoce como “función periódica”.
Un sistema contable es una estructura organizada en la cual se registran las operaciones que hace una entidad. Además, se le considera la forma natural o técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información financiera.
Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.
Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros, de servicios, consumo, etc.) y cada uno de ellos posee diferentes necesidades de información contable, por ejemplo una empresa de carácter financiero o banco requiere una información diferente que la de un establecimiento comercial ya que la primera (Banco) estará vinculada con su cartera de clientes y ahorrantes, por lo tanto, buscara medir estándares en cuanto a morosidad de los clientes, calidad de la cartera, apalancamiento financiero, tasas de interés, etc., y el establecimiento comercial buscará medir estándares en cuanto a existencias en inventarios, facturación, clientes, comisiones, por lo tanto al diseñarse un sistema contable. Lo primero que debe analizarse es, ¿cuáles serán los requerimientos de información necesarios que se ajusten y adapten a los objetivos del negocio?, para que los gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el éxito del negocio o empresa y cumplan exitosamente cada tarea asignada. Por lo tanto, los estados financieros, son el resumen global de todo el sistema contable (Son como las fotografías actuales del negocio), porque la información que estos presentan debe ser real, medible y que se pueda seguir (Auditable); es el sistema contable la base fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la confiabilidad que este presenta para sus accionistas, proveedores y clientes.
Los controles generales ayudan a asegurar el correcto funcionamiento de los sistemas de información mediante la creación de un entorno adecuado para el correcto funcionamiento de los controles de aplicación.
Una evaluación favorable de los CGTI da confianza al auditor sobre los controles de aplicación automatizados embebidos en las aplicaciones de gestión (controles de aplicación).
La eficacia de los controles generales es un factor significativo a la hora de determinar la eficacia de los controles de aplicación incluyendo los controles manuales de usuario. Sin unos controles generales efectivos, los controles de aplicación pueden dejar de ser efectivos ya que resultará mucho más fácil eludirlos. Por ejemplo, la emisión y revisión manual de un informe especial de elementos no coincidentes puede ser un control de aplicación efectivo; no obstante, dicho control dejará de ser efectivo si los controles generales permitiesen realizar modificaciones no autorizadas de los programas, de forma que determinados elementos quedasen excluidos de manera indebida del informe revisado.
Unos CGTI ineficaces pueden impedir que los controles de aplicación funcionen correctamente y permitir que se den manifestaciones erróneas significativas en las cuentas anuales y que éstas no sean detectadas. Por ejemplo, garantizar la seguridad de las bases de datos se considera un requisito indispensable para que la información financiera sea fiable. Sin seguridad a nivel de base de datos, las entidades estarían expuestas a cambios no autorizados en la información financiera.
El reto con los CGTI consiste en que estos controles casi nunca afectan a la información financiera directamente, pero tienen un efecto generalizado y permanente en todos los controles internos. Es decir, si un CGTI importante falla (p. ej. un control de restricción de acceso a programas y datos), tiene un efecto dominante en todos los sistemas que dependen de él, incluidas las aplicaciones financieras. Por consiguiente, sin estar seguros de que solamente los usuarios autorizados tienen acceso a las aplicaciones financieras o a las bases de datos subyacentes, no se puede concluir que únicamente aquellos usuarios con autorización iniciaron y aprobaron transacciones.
Si no existieran controles generales o no fueran efectivos, sería necesario adoptar un enfoque de auditoría basado exclusivamente en procedimientos sustantivos.
5- La Complejidad en la Organización de Sistemas.
Un sistema de información contable se encarga de la recopilación, el almacenamiento y el procesamiento de datos financieros y contables utilizados por los usuarios internos para informar a inversionistas, acreedores y autoridades tributarias.
Un sistema de información contable generalmente es un método basado en computadora para rastrear la actividad contable junto con los recursos de tecnología de la información.
Un sistema de información contable combina prácticas contables tradicionales, como los Principios contables generalmente aceptados (PCGA), con recursos modernos de tecnología de la información.
Un sistema de información contable contiene varios elementos importantes en el ciclo contable. Aunque la información contenida en un sistema varía según las industrias y el tamaño de las empresas, un sistema de información contable típico incluye datos relacionados con ingresos, los gastos, la información del cliente, la información del empleado y la información fiscal.
Los datos específicos incluyen órdenes de venta e informes de análisis, requisiciones de compra, facturas, registros de cheques, inventario, nómina, libro mayor, balance de prueba e información de estados financieros.
El propósito de un sistema de información contable es recopilar, almacenar y procesar datos financieros y contables y generar reportes informativos que los gerentes u otras partes interesadas pueden usar para tomar decisiones comerciales.
Aunque un Sistema de información contable puede ser un sistema manual, en la actualidad la mayoría de los sistemas de información contable están basados en computadoras.
Los sistemas de información contable tienen tres funciones básicas:
2. La segunda función de un SIC es proporcionar información útil para tomar decisiones, incluida la producción de informes de gestión y estados financieros.
3. La tercera función de un SIC es asegurarse de que los controles estén en su lugar para registrar y procesar datos con precisión.
Almacenamiento y recuperación de datos
Un sistema de información contable debe tener una estructura de base de datos para almacenar información.
Esta estructura de base de datos suele estar estructurada con un lenguaje de consulta que permite la manipulación de tablas y datos.
Un sistema de información contable tiene numerosos campos para ingresar datos y editar datos previamente almacenados.
Las diversas salidas de un sistema de información contable muestran la versatilidad de sus capacidades de manipulación de datos.
Un sistema de información contable produce informes que incluyen informes de antigüedad de cuentas por cobrar basados en la información del cliente, calendarios de depreciación para activos fijos y saldos de prueba para informes financieros.
Las listas de clientes, los cálculos de impuestos y los niveles de inventario también pueden reproducirse. Sin embargo, las correspondencia, notas o presentaciones no están incluidas en el sistema porque estos elementos no están directamente relacionados con los informes financieros y la contabilidad de una empresa.
Un sistema de información contable se esfuerza por integrar diferentes departamentos.
Dentro del sistema, el departamento de ventas puede cargar el presupuesto de ventas.
Esta información es utilizada por el equipo de administración de inventario para realizar inventario y comprar materiales.
Al comprar el inventario, el sistema puede notificar al departamento de cuentas por pagar de la nueva factura.
Un sistema de información contable también puede compartir información sobre un nuevo pedido para que los departamentos de manufactura, envío y servicio al cliente conozcan la venta.
6- Los sistemas de información y el rol del profesional de Contabilidad.
Existen numerosas alternativas que nos ayudan a facilitar la gestión de la contabilidad en la empresa. Un ejemplo de ello son los sistemas de información contable que nos permite disponer de toda la información necesaria sobre la empresa para mejorar su eficiencia y la toma de decisiones.
Un sistema de información contable o SIC es aquel que se dedica a recolectar, organizar y analizar la información de todos los sucesos económicos de la empresa. Su fin es dar información contable útil para permitir la evaluación de la condición de la empresa y con ello ayudar en la toma de decisiones de los directivos.
Los sistemas de información contables están formados por los métodos y procedimientos que se utilizan para llevar el control de las actividades económicas de la empresa, esto de los movimientos de dinero en la misma, tanto de entrada como de salida. Estos movimientos son los que se recogen en la contabilidad de la empresa.
o Proporciona información clara y fácil de comprender.
o Da información pertinente y confiable.
La información contable se clasifica en dos grandes grupos:
¿Cómo se debe ejecutar un SIC?
Cualquier sistema de información contable debe ejecutar 3 pasos:
o Clasificación de la información: la información registrada se debe clasificar en grupos. Por ejemplo, se agrupan las operaciones en grupos según supongan entrada o salida de dinero.
o Resumen de la información: se presenta la información resumida de acuerdo a las necesidades de la persona que la tenga que leer.
Cualquier sistema de información contable debe ofrecer control, compatibilidad, flexibilidad y una relación adecuada entre coste y beneficio.
Entre los objetivos de estos sistemas destacan:
o Ayudar a los gerentes de la empresa en su planificación y control.
o Ayudar a tomar decisiones en temas de inversiones y de créditos.
o Evaluar a los administradores.
o Controlar las operaciones financieras.
o Ayudar a calcular los impuestos y demás que tiene que pagar la organización.
o Evaluar el beneficio que se obtiene.
Entre las ventajas de un sistema de información contable se puede destacar que la disminución de los costos permite implantar un sistema de gestión de la calidad y también permite aumentar el rendimiento de los recursos económicos.
Como se establece una norma certificada se obtiene una mayor confianza entre los clientes ya que estos ven que se actúa siempre de la misma forma y no improvisando sobre la marcha. Esto nos posiciona mejor respecto a los competidores. Por otro lado, también ayuda a la motivación del personal.
o Requiere de gran esfuerzo y de mucho tiempo para lograr su objetivo.
o Puede originar bastante burocracia
o Se necesita disponer de recursos ya que es bastante costoso.
Los procedimientos para instalar un sistema de contabilidad para nuestro sistema contable son:
o Hacer entrevistas, visitas etc. para conocer la empresa
o Preparar una lista de chequeo con todos los datos necesarios
o Elaborar informes que nos indiquen la situación de la compañía
o Preparar el catálogo de cuentas y un manual de procedimiento
o Crear formularios para las distintas operaciones
o Diseñar reportes
o Preparar los libros y el balance inicial.
La tecnología contable dentro de la empresa y sistemas de información contable en una empresa cada vez tienen un rol más preponderante. El software y la comunicación online permiten una gestión al instante para obtener la información en cualquier lugar en donde nos encontremos. La relación costo-beneficio ha permitido realizar un análisis positivo al momento de la adquisición de esta tecnología y su implementación.
Los trabajos en red, tanto dentro de la organización como con organismos gubernamentales, permiten una interconexión que dan facilidad y calidad en lo referido a la gestión, la información y la posterior toma de decisiones. Las intercomunicaciones entre nuestros equipos de trabajo dan un carácter globalizante, pensando en que cualquier persona dentro de la empresa puede acceder a la información contable.
Todo sistema contable en una empresa tiene como propósito fundamental que la información importante de la entidad económica se pueda tener de manera eficiente para realizar una correcta toma de decisiones por parte de los diferentes componentes de la organización, como lo son accionistas, inversionistas, administradores o entidades financieras.
Al momento de hablar del rol de los sistemas de contabilidad en materia financiera, se hace referencia a una información importante para analistas, accionistas y acreedores, así como para el futuro inversionistas y los organismos reguladores.
MAPAS
Yehiris Araúz
Edison Cedeño
CUESTIONARIO
1. ¿Qué son sistemas contables?
R/. Son el conjunto de
técnicas y herramientas que utiliza una empresa para mantener el orden y
control de sus operaciones y recursos, son la estructura que recoge, organiza,
conserva, administra y utiliza la información que se genera en una entidad para
la toma de decisiones y el conocimiento del estado financiero de la empresa.
R/. Las características del Enfoque de Sistemas son:
· Cualitativo y Cuantitativo a la vez
· Organizado
· Creativo
· Teórico
· Empírico
· Pragmático
GLOSARIO
1. Gestión de informes: Una de las características de los programas de contabilidad es que genera informes de manera automática, en función de los datos y la información que hayamos incluido en él. Informes de cuentas de pérdidas y ganancias, balances y poder hacer comparativas en tiempo real, así como entre diferentes períodos. Así, podrás realizar un control exhaustivo y detallado de todas las operaciones que realices.
2. Enfoque de Sistemas: Es un esquema metodológico que sirve como guía para la
solución de problemas, en especial hacia aquellos que surgen en la dirección o
administración de un sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene
y lo que se desea, su problemática, sus componentes y su solución.
CUADRO COMPARATIVO
|
Nombre |
Sistema |
Funcionamiento |
|
Yehiris Araúz |
QuickBooks Online |
Se trata de un
sistema de contabilidad en línea que cumple con llos requerimientos del SAT y
facilita todas las labores relacionadas con la contabilidad de tu empresa. Desde
la facturación electrónica hasta la generación de reportes, pasando por la
conciliación bancaria y el seguimiento de tus operaciones: todo desde tu
computadora o desde la comodidad de cualquier dispositivo móvil. Permite la
simplificación y automatización de su proceso contable. Gestión de datos
financieros en tiempo real. Información clave y detallada, permite un mejor
soporte y es una herramienta de fácil colaboración. |
|
Edison Cedeño |
Contasimple |
Es una herramienta en entorno web
diseñada para facilitar los procesos de facturación, contabilidad y cálculo
de impuestos. |
VIDEOS
(Edison Cedeño)
Daris villarreal
ResponderBorrarLos sistemas contables son el conjunto de técnicas y herramientas combina prácticas contables tradicionales permitir realizar acciones efectivas del grupo de trabajo de la compañía.
Yolanda Soto
ResponderBorrarHoy día hay muchos programas de contabilidad eficientes que favorecen el crecimiento y desarrollo de las empresas, pues nos permiten trabajar con mayor rapidez y facilidad.
Enfoque a sido usado por las ciencias físicas y biológicas de los sistemas contables que son el conjunto de técnicas y herramientas ya que son eficiente y que favorecen el crecimiento y desarrollo de las empresas.
ResponderBorrarLeyda Caceres
ResponderBorrarEs muy importante los sistemas contables ya que son son el conjunto de técnicas y herramientas que utiliza una empresa para mantener el orden y control de sus operaciones y recursos, son la estructura que recoge, organiza, conserva, administra y utiliza la información que se genera en una entidad para la toma de decisiones y el conocimiento de estado financiero de la empresa.
Los Sistemas contables son un conjento de técnicas y herramientas importantes en las empresas , ya que ayudar al mejor funcionamientos al realizar los registros contables necesarios que se desarrollan en una empresa y a su vez aportan tambien en el momento de alguna toma de deciciones de la misma.
ResponderBorrarLos sistemas contables son muy importantes ya que son un conjunto de técnicas y herramientas, para la empresa y ayudan al registro contable que son necesarios y aportan también en la toma de decisiones de la empresa.
ResponderBorrarIvonne Magallon
ResponderBorrarEl Enfoque de Sistemas: Es un esquema metodológico que sirve como guía para la solución de
problemas, en especial hacia aquellos que surgen en la dirección o administración de un sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemática, sus componentes y su solución.