ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE PANAMÁ ESTÉ

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD

LICENCIATURA EN CONTABILIDAD

ASIGNATURA: 

DISEÑO E INTALACION DE SISTEMA DE  CONTABILIDAD

CON:306 

                                    

TEMA:

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE 

ELABORADO POR:

         ALODIA JARAMILLO 5-22-672                                                                                                    RUDENCIO HERRERA 5-712-1902                                                             

PROFESOR:

LUIS AGUILAR 

FECHA:

30/ 11/ 2020

 

 Conceptos de Sistemas Contables

Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la presentación adecuada de le empresa y los hechos económicos que afectan a la misma.

Según Catacora Carpio (1997, p. 25) define el concepto de sistema como un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

“Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, etc. Para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre” (Núñez, 2003, p.63).

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Concepto de Sistemas Contables

Según Catacora Carpio (1997, p. 25) define el concepto de sistema como un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.

Al analizar la definición detenidamente, se pueden identificar los siguientes conceptos:

 “Elementos: es una agrupación de piezas individuales que tienen interrelacionadas entre sí”. (Catacora, 1997, p. 25)

“Atributos Identificables: están constituidos por las características individuales que posee cada uno de esos elementos, es decir los objetivos específicos para los cuales fueron diseñados”. (Catacora, 1997, p. 26)

“Relaciones: se refiere a la vinculación que debe existir entre los elementos identificables o componentes del sistema”. (Catacora, 1997, p. 26)

Según Catacora Carpio (1997, p. 27) Objetivo Común: no menos importante que los objetivos anteriores, el objeto común debe ser guía acción por la cual justifica el sistema. Cuando se habla de objetivo común, se está especificando que todos los elementos componentes de un sistema deben estar elaborados para cumplir una función específica.

Estructura de un Sistema Contable

 

 

 

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad, y una relación aceptable de costo / beneficios.

El sistema contable de cualquier empresa independiente del sistema que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relación con las actividades financieras; los datos que se deben registrar, clasificar y resumir; sin embargo, el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y a interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.

1. Registro de la actividad financiera: En un sistema contable, se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa, se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción, se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

2. Calificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar las decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías. Se debe agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: la información contable utilizada por quienes toman decisiones debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa seria demasiada larga que cualquier persona se dedicara a leerla.

Objetivos de un sistema contable

Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopilan toda la información que se necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma. En este sentido debemos destacar que los datos que recogen los sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la información legal, financiera y tributaria de la compañía.

La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad dependerá de la manera con la cual sean empleados los mismos; este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen encontrarse del esquema funcional de una entidad comercial.

Si se habla más específicamente de la característica que poseen los sistemas de contabilidad se debe decir que se concentran en los objetivos para los cuales son empleados, entre esto tenemos: el conocimiento de los objetivos, elaboración de un informe preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa y preparación de los informes pendientes.

El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que, mediante esto, los sistemas de contabilidad podrán llevar a cabo el análisis que hace referencia a la razón social, la actividad, la ubicación física, y los recursos totales que utilizará la empresa.

En segundo lugar, tiene como tarea la elaboración de un informe preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa, verificando la aplicación de las normas legales correspondientes e implementando diferentes metodologías para lograr una mejor y más eficiente recopilación de la información, buscando que la misma se acerque lo más que le sea posible a la realidad económica correspondiente a la empresa.

El tercer y último objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas de contabilidad es la preparación de los informes pertinentes, como, por ejemplo, aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran en los libros, elaborando informes financieros. No queremos dejar de mencionar el hecho de que implementar los sistemas de contabilidad más adecuados para la empresa representaran un grado de confianza para la gerencia, siendo este uno de los puntos claves en la organización de una compañía comercial, ya que los mismos le permiten a la empresa que pueda evaluar el desenvolvimiento, el control, la gestión y a su vez, determinar su posición y situación financiera en el momento que la empresa lo desee y necesite.

Clasificación de los Sistemas de una empresa

Un estudio formal de clasificación de los sistemas necesariamente nos llevaría a planear, al menos un esquema de tres o cuatros clasificadores bajo distintos puntos de vista. Para efecto de central la atención en los sistemas operativos que manejan los negocios en las empresas.

Una de las bases en las cuales sustenta el proceso para guiar las actividades de un negocio, es el aporte que dan los sistemas de información aplicados a los negocios. Unos de los puntos de referencia para la clasificación de un sistema, lo representa el grado de complejidad alcanzado para el proceso de las operaciones.

Sistema de Compra

El sistema de compra consiste en la formulación de grupos cerrados de personas naturales o jurídicas que realizan aportes mensuales durante un plazo determinado con el objetivo de construir un fondo común destinado a la adquisición de bienes, los cuales se adjudican mensualmente mediante entrega programa y licitación.

El proceso de compras que existe en las instituciones tiene en lo fundamental cuatro etapas, entre estas etapas están:

1. El proceso de compra, abarca el aspecto relativo a la plantación de la adquisición del bien.

2. Aprobación de la compra, donde se analiza la solicitud, los montos y las instancias de aprobación.

3. El procesamiento de la aprobación de compra, donde se incluye un registro de proveedores, análisis de solicitudes y cotizaciones.

4. Validación de la compra, el proceso de compra culminada con un sistema de pago que incluye a su vez una primera etapa de autorización, la segunda de confección del instrumento de pago (cheques de cuentas corriente bancarias) y la entrega del cheque.

Sistema de Producción

Un sistema de producción es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza la descripción, ejecución y el planteamiento de un proceso industrial. Es la manera en que se lleva a cabo la entrada de las materias primas (que puede ser materiales, información, entre otros) así como el proceso dentro de la empresa para transformar los materiales y así obtener un producto terminado para la entrega de los mismo a los clientes o consumidores, teniendo en cuenta un control adecuado del mismo.

Según Catacora Carpio (1997, p. 30) Un sistema de producción tiene como fin, manejar y controlar todas las operaciones que se generan del proceso productivo de una empresa manufactura, o el proceso de prestación de servicios en una empresa de servicios. El sistema de producción debe tener las siguientes funciones principales:

·    Planificación de la producción

·   Planificación de la materia prima y otros costos

·   Control de la producción

Sistema de venta

Es todo aquel sistema de información usado en mercadotecnia y en administración que automatiza algunas funciones de ventas y de administración.

El sistema de ventas de basa en la actividad de un negocio, lo constituye el sistema de ventas. Un sistema de ventas cubre las siguientes funciones o subsistemas:

·     Facturación de cobranza

·     Control de los canales de distribución

·     Mercado

Facturación y cobranzas

Un sistema de facturación y cobranzas debe tener separadas las principales funciones, es decir, la facturación segregada de los cobros. Un sistema de facturación se diseña con el objetivo de registrar y controlar las operaciones de ventas de la organización. Un sistema de cobranzas permite controlar el proceso de cobranzas a través del registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar.

Control de los canales de distribución

El canal de distribución lo constituye un grupo de intermediarios relacionados entre sí que hacen llegar los productos y servicios de los fabricantes a los consumidores y usuarios finales.

Sistema de Administración

Las empresas utilizan sistemas de información para el procesamiento de la información generada por todas sus operaciones; tales sistemas pueden ser denominados Sistemas Administrativos. Una empresa puede clasificar sus sistemas administrativos en dos grupos: sistemas contables y sistemas no contables.

Sistema Contable: reúne y contiene todos los movimientos de los demás sistemas.

Sistema no Contable: también pueden ser denominados como sistemas auxiliares que manejan información detallada.

Importancia de los Sistemas Contables

 

En la actualidad, todo proceso contable requiere de sistemas. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras.

Los sistemas de contabilidad representan una de las herramientas más importantes y esenciales para lograr el desarrollo de la compañía. A su vez, los sistemas de contabilidad son los encargados de analizar y valorar todos aquellos resultados económicos que suele obtener una empresa mediante la agrupación y la comparación de resultados, permitiendo así, que todas las tareas de la compañía sean ejecutadas bajo control y con la supervisión de un contador.

Teniendo en cuenta la relevancia de la contabilidad como herramienta para el desarrollo de una empresa, se debe destacar que la creación de los sistemas contables eficientes surgió de la necesidad de información que los actores que componen la empresa necesitaban.

El Ciclo de Negocios y los Sistemas

Los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta frecuencia en forma más o menos cíclica. Un balance general presenta la situación financiera de una entidad a una fecha determinada, y un estado de ganancias y pérdidas refleja el resultado de las operaciones para un período determinado.

Según Catacora Carpio (1997, p. 22) define el concepto de ciclo de negocios o ciclo de operación como el tiempo que transcurre entre la compra de inventarios, en el caso de una empresa manufacturera o la prestación de servicios, en el caso de una empresa de servicios y su conversión en efectivo.

Los Sistemas Contables en los Negocios

La mayoría de las entidades económicas desempeñan básicamente las siguientes funciones: comprar, producir, facturar, mercadear, finanzas y recursos humanos.

Para cada una de estas actividades se diseñan sistemas que controlen operativamente los procedimientos administrativos llevados a cabo por cada función. Cada sistema de negocio tiene un objetivo para el cual fue diseñado y por el cual se encuentra en funcionamiento.

El sistema como un todo, está dirigido a incrementar las posibilidades de éxito en todo enfrentamiento con otros sistemas competitivos en su espacio es decir su medio ambiente. Puesto que la empresa es un sistema abierto relacionado con una serie de sistemas que afectan de una forma directa definiendo su comportamiento, buscando su equilibrio y ventajas maximizada solo por uno de ellos.

La administración, Sistemas y Procesamiento de Datos por

Computadora

General

Procesamiento de datos se diferencia de la conversión de datos, cuando el proceso es simplemente para convertir datos a otro formato, y no implica ninguna manipulación o procesamiento de datos.

Terminología

Un bit es la unidad básica de almacenamiento de datos informáticos. Los bits se agrupan en bloques de ocho para formar bytes, que pueden almacenar un valor que la computadora puede interpretar como caracteres o calidad de la información.

Un campo es un elemento de información que puede almacenarse. Son colecciones de bytes que almacenan las características de una entidad (para describir una entidad), por ejemplo, una persona, un ordenador, un coche etc.

Un registro consta de dos o más valores o variables almacenados en posiciones consecutivas de memoria.

Un archivo está compuesto por una colección de registros.

Una base de datos es una colección integrada de registros relacionados lógicamente, o archivos que consolidan los registros previamente almacenados en archivos separados en un fondo común de los registros de datos que proporciona datos para muchas aplicaciones.

Definiciones

Los datos pueden ser cualquier número o carácter que puede representar los valores de las mediciones o los fenómenos observables. Un solo dato es una medición de un fenómeno observable.

La información medida es deducida algorítmicamente derivada y/o lógica  y/o calculada estadísticamente a partir de múltiples datos (pruebas). La información es una respuesta a una pregunta o un significativo estímulo que puede dar lugar a nuevas preguntas.

Por ejemplo, la recolección de datos sísmicos conduce a la alteración de los datos sísmicos para suprimir el ruido, mejorar la señal de los fenómenos sísmicos y migrar a la ubicación adecuada en el espacio.

Suelen incluir los pasos de procesamiento de análisis de las velocidades y frecuencias, correcciones estáticas, entre otros. El procesamiento de datos sísmicos facilita una mejor interpretación, debido a que las estructuras del subsuelo y geometrías de reflexión son más evidentes.

Datos vs Información

Los datos consisten en nada más que hechos (organizados o no organizados) que luego pueden ser manipulados en otras formas para que sean útiles y comprensibles, convirtiendo los datos en información.

El proceso de manipulación de hechos a información se conoce como "procesamiento". Para ser procesado por una computadora, los datos deben primero ser convertidos en un formato legible por máquina. Una vez que los datos están en formato digital, se pueden aplicar varios procedimientos sobre los datos para obtener información útil.

El procesamiento de datos puede involucrar varios procesos, incluyendo:

El procesamiento de datos puede o no puede distinguirse de la conversión de datos, que implica el cambio de datos en otro formato, y no implica ninguna manipulación de datos.

Durante el procesamiento, los datos brutos se utilizan como una entrada para producir información como una salida, normalmente en forma de informes y otras herramientas analíticas.

Etapas de procesamiento de datos

Recopilación de datos

La recopilación de datos es el primer paso en el procesamiento de datos. Los datos se obtienen de las fuentes disponibles, incluidos los archivos de testo y los almacenes de datos.

Es importante que las fuentes de datos disponibles sean confiables y estén bien construidas, por lo que los datos recopilados (y luego se utilizan como información) sean de la mejor calidad posible.

Preparación de datos

Una vez que se recopilan los datos, estos ingresan a la etapa de preparación de los datos. La preparación de datos, a menudo denominada "procesamiento", es la etapa en la que los datos sin procesar se limpian y organizan para la siguiente etapa de procesamiento de datos.

Durante la preparación, los datos sin procesar se verifican diligentemente para detectar cualquier error. El propósito de este paso es eliminar los datos incorrectos (datos redundantes, incompletos o incorrectos) y comenzar a crear datos de alta calidad para una mejor inteligencia empresarial.

Entrada de datos

Luego, los datos limpios se ingresan en su destino (tal vez un CRM como Sal esforcé o un almacén de datos), y se traducen a un idioma que se pueda comprender.

La entrada de datos es la primera etapa en la que los datos sin procesar comienzan a tomar la forma de información utilizable.

Procesamiento

Durante esta etapa, los datos ingresados en la computadora en la etapa anterior se procesan para su interpretación. El procesamiento se puede realizar mediante técnicas de filtrado, análisis e visualización de datos e incluso con algoritmos de aprendizaje automático, aunque el proceso en sí puede variar ligeramente dependiendo de la fuente de datos que se procesa (base de datos, redes sociales, dispositivos conectados, etc.) y su uso previsto (examen de patrones de publicidad, diagnóstico de dispositivos conectados, determinar las necesidades del cliente, etc.).

Interpretación de los datos

La etapa de salida / interpretación es la etapa en la que los datos son finalmente utilizables para los usuarios. Se traducen los datos, se pueden leer, y a menudo en forma de gráficos, videos, imágenes, texto sin formato, etc.).

Los miembros de la empresa o institución ahora pueden comenzar a administrar los datos para sus propios proyectos de análisis de datos.

Almacenamiento de datos

La etapa final del procesamiento de datos es el almacenamiento. Una vez que se procesan todos los datos, se almacenan para su uso futuro. Si bien es posible que alguna información se use de inmediato, gran parte de ella tendrá un propósito más adelante.

Además, los datos almacenados correctamente son una necesidad para cumplir con la legislación de protección de datos como GDPR. Cuando los datos se almacenan correctamente, los miembros de la organización pueden acceder a ellos rápida y fácilmente cuando sea necesario.

El análisis de datos

Cuando el dominio desde el que se recogen los datos es una ciencia o ingeniería, el procesamiento de datos y de sistemas informativos se consideran términos demasiado amplios, y el término más especializado, análisis de datos se suele utilizar, centrándose en la altamente especializada y altamente precisa derivación algorítmica y cálculos estadísticos que se observan con menos frecuencia en el típico entorno empresarial.

En estos contextos, el análisis de datos de formatos json, csv o xml se utilizan con frecuencia. Esta divergencia de nomenclatura se expone en las típicas representaciones numéricas utilizadas en el procesamiento de datos numéricos.

Las Mediciones de procesamiento de datos normalmente están representados por números enteros o de punto fijo con código binario o representaciones de los números decimales, mientras que la mayoría de las mediciones del análisis de datos son a menudo representados por representación de punto flotante de los números racionales.

Tratamiento de datos

Prácticamente todos los procesos naturales pueden considerarse como ejemplos de sistemas de tratamiento de datos donde la "información observable" en forma de presión, luz, etc. se convierte en señales eléctricas en el sistema nervioso.

En los sentidos lo reconocemos como el tacto, el sonido, y la visión. Incluso en la interacción de los sistemas vivos rudimentarios se pueden ver esta una forma básica de sistemas de procesamiento de la información.

El uso convencional de los términos de procesamiento de datos y sistemas de información limitan su utilización para referirse a las derivaciones algorítmicas, deducciones lógicas, y los cálculos estadísticos que se repiten en los entornos empresariales, en lugar de el más amplio sentido, que es la conversión de todas las mediciones del mundo real en información del mundo real, por ejemplo, también en un sistema biológico orgánico o incluso un sistema científico o de ingeniería.

Elementos del procesamiento de datos

Con el fin de ser procesados por un ordenador, en primer lugar, los datos necesitan ser convertidos en un formato legible por máquina.

Una vez que los datos están en formato digital, diversos procedimientos pueden aplicarse a los datos para obtener información útil. Procesamiento de datos pueden implicar diferentes procesos, entre ellos:

·         Entrada de datos

·         Captura de datos

·         Tipo de datos

·         La depuración de los datos

·         Transformación de datos

·         Resumen de datos

·         Agregación de datos

·         Validación de datos

·         El análisis de datos estadísticos

·         Almacenamiento de datos

·         Minería de datos

·         Interpretación de datos

                           CUESTIONARIO

1-      ¿La complejidad en las organizaciones modernas?

R/. La complejidad se refiere a la multiplicidad de unidades estructurales en las que se agrupan los miembros de una organización. Unidades que pueden establecerse en función de los roles, los puestos, los conocimientos, las funciones, los rangos, etc. La formación de esas unidades se da a través de un proceso de diferenciación que tiene lugar a través de la segmentación de la estructura existente o por la adición de nuevas unidades a esa estructura.

2-      ¿La organización del futuro?

R/. En la actualidad, las organizaciones enfrentan un contexto radicalmente cambiante para la fuerza de trabajo, el lugar de trabajo y el mundo de trabajo. La mano de obra y la fuerza laboral en el día de hoy es más digital, más global, diversa y competente con respecto de los medios y las redes sociales.

3-      ¿El enfoque de sistemas y los gerentes del futuro??

R//. El enfoque de sistemas se puede definir como la percepción de las distintas variables y recursos intervinientes dentro de una organización y el cómo disponerlos de la mejor manera posible según el criterio de la gerencia para el cumplimiento óptimo de los objetivos de la empresa.

El gerente del futuro será un agente global y holístico; es decir, un agente de la conversación y de conectividades entre personas, empresas, sistemas y naciones. De esta forma, adquirirá un valor estratégico y transformador, que lo convertirán en un factor clave para las organizaciones.

4-      ¿El diseño de sistemas informáticos de gestión (MIS)??

R//. Es el proceso de definición de la arquitectura, módulos, interfaces y datos de un sistema para satisfacer unos requisitos previamente especificados. El diseño de sistemas podría verse como la aplicación de teoría de sistemas al desarrollo de un nuevo producto. Existe cierta superposición con las disciplinas de análisis de sistemas, arquitectura de sistemas e ingeniería de sistemas.

GLOSARIO

1 Enfoque de sistemas: se puede definir como la percepción de las distintas variables y recursos intervinientes dentro de una organización y el cómo disponerlos de la mejor manera posible según el criterio de la gerencia para el cumplimiento óptimo de los objetivos de la empresa.

2. Diseño de sistema: es la primera fase de diseño en la cual se selecciona la aproximación básica para resolver el problema.

3. Gerente: Persona que por oficio se encarga de dirigir, gestionar o administrar una sociedad, empresa u otra entidad.

4. La organización moderna: Es desestabilizadora: tiene que estar organizada para la innovación y el cambio. La función de toda organización es "hacer producir el saber": en herramientas, en productos y procedimientos, en la concepción del trabajo o en el mismo saber.

5. Organismo: Es un conjunto material de organización compleja, en la que intervienen sistemas de comunicación molecular que lo relacionan internamente y con el medio ambiente en un intercambio.

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